De fleste virksomhedsejere kender fornemmelsen: bogføringen hober sig op, lønkørslen tager længere tid end den burde, og årsrapporten bliver først for alvor et problem, når revisoren rykker for materiale. På et tidspunkt melder spørgsmålet sig – skal vi have en medarbejder til at tage sig af det, eller skal vi lade en ekstern partner om det?
Svaret afhænger sjældent af mavefornemmelse. Det handler om et konkret regnestykke, som de fleste SMV’er faktisk aldrig sætter sig ned og laver.
Hvad koster det at have økonomifunktionen internt?
Når man skal vurdere prisen på en intern medarbejder, er lønsedlen kun en del af billedet. Der skal lægges feriepenge, pension, ATP og eventuelle forsikringer oveni, og de fleste ender med en samlet omkostning, der ligger 25-40 % over grundlønnen. Dertil kommer:
- Oplæring og sårbarhed. En enkelt bogholder eller controller er en enkelt person. Sygdom, barsel eller opsigelse betyder, at hele funktionen står stille, indtil der er fundet en afløser og brugt tid på oplæring.
- Systemer og licenser. Regnskabsprogram, lønsystem og eventuelt BI-værktøjer skal betales og vedligeholdes, uanset hvor meget de bliver brugt.
- Ledelsestid. Nogen skal stadig kvalitetssikre arbejdet og svare på spørgsmål, når medarbejderen er i tvivl om en skatteregel eller en bogføringsstandard.
For en mindre virksomhed med begrænset transaktionsvolumen ender den interne løsning ofte med at koste mere pr. bilag, end virksomheden reelt har brug for.
Hvad koster det at outsource?
Ved outsourcing af økonomifunktionen betaler man typisk for den tid, der faktisk bliver brugt, eller for en fast pakkeløsning tilpasset virksomhedens størrelse. Der er ingen omkostninger til ferie, sygdom, pension eller efteruddannelse – det er allerede indregnet i timeprisen. Og fordi opgaven løses af et team frem for én person, er der ikke den samme sårbarhed, hvis nogen bliver syge eller holder ferie.
Det, mange overser, er også kvalitetsdelen af regnestykket. En ekstern partner arbejder med regnskab, bogføring og skat hver eneste dag på tværs af mange forskellige virksomheder. Det betyder typisk færre fejl, hurtigere afklaring af tvivlsspørgsmål og bedre overblik over frister – noget der kan være svært at opbygge for én enkelt intern medarbejder, der også skal favne mange andre opgaver.
Sådan regner du selv på det
Et simpelt udgangspunkt er at sammenligne den fulde interne omkostning (løn + tillæg + systemer + ledelsestid) med prisen på en ekstern løsning, der dækker de samme opgaver. Stil dig selv disse spørgsmål:
- Hvor mange timer bruger vi reelt på bogføring, afstemning og rapportering hver måned?
- Hvad koster de timer, hvis vi regner med den fulde lønomkostning – ikke kun grundlønnen?
- Hvad ville det koste at få de samme opgaver løst eksternt, inklusive løbende bogholderi og eventuel lønadministration?
- Hvad er værdien af at slippe for sårbarheden ved ferie, sygdom og opsigelser?
For mange mindre og mellemstore virksomheder falder regnestykket til fordel for outsourcing, særligt når man medregner den tid, ejerlederen selv sparer på ikke at skulle sætte sig ind i skatteregler og bogføringskrav.
Hvornår giver det mest mening?
Outsourcing giver typisk mest mening i tre situationer:
- Virksomheden er for lille til at kunne fylde en fuldtidsstilling med økonomiopgaver, men for stor til, at ejeren selv kan nå det ved siden af driften.
- Virksomheden vokser hurtigt, og den nuværende løsning – uanset om det er ejeren selv eller en enkelt medarbejder – kan ikke følge med længere.
- Der er behov for specialviden, fx ved udlejningsejendomme eller ved forberedelse til årsrapporten, som en generalist ikke nødvendigvis har erfaring med.
Er du i tvivl om, hvad det ville koste at få jeres økonomifunktion outsourcet, er det oftest hurtigere at få et konkret tilbud end at gætte sig frem. Kontakt os, og lad os sammen regne på, om det kan betale sig for netop jeres virksomhed.